İş Zekası’ndan Bilgiyle Yönetilen Şirketlere Dönüşüm
“İnsanlar … inanç ve önyargılarıyla hareket eder. Ancak her ikisinin etkisini ortadan kaldırıp yerine veriyi koyabildiğiniz durumda, açık bir avantaj elde edersiniz.”
Her işletme günlük hayatta kendine has sorunlarla karşılaşıyor. Üretim işletmeleri için belki en hayati sorun, üretimi devam ettirebilmek için gerekli hammaddeyi planlamak, üretimde maliyetleri düşürerek verimliliği yakalamakken, hizmet işletmeleri için projelerini ve kaynaklarını verimli yönetmek olabilir. Al-Sat işletmeleri için stok devir hızlarına bakarak, stok ihtiyaçlarını planlayabilmek, müşteri temsilcilerinin hedeflerini anlık olarak takip etmek ve olası durumda azalan satışları arttırmak için promosyon planlamak en önemli sorun olabilir. Her durumda da geleceği planlamak, zorlu rekabet şartlarında ayakta kalabilmek ve büyümek, bilgiyle yönetilen bir şirket olmaktan geçiyor.
Peki bilgiyle yönetilen şirket olmak ne ifade ediyor?
Bu soruya cevap verebilmek için öncelikle veri ve bilgi arasındaki farkı net olarak anlamamız gerekiyor. Türk Dil Kurumunda veri’nin kelime anlamını araştırdığımızda bir çok farklı tanım karşımıza çıkmaktadır: “Sonuç çıkarmak, çıkarsama yapmak, ya da bir incelemeyi sürdürmek için gerekli olaylara, ilişkilere ve sayısal ham bilgilere verilen ad” olarak özetleyebiliriz. Bilgi ise “Bilgi işlemde, kullanılan uzlaşımsal kurallardan yararlanarak kişinin veriye yönelttiği anlam.” olarak tanımlanmaktadır. Yani bilgi, şirketler için operasyonel ya da ticari hareketlerden doğan verilerin, konsolide edilerek, anlamlı ve karar almayı sağlayacak şekilde dönüştürülmesinden elde edilir.
Günümüzde veri toplamanın çok daha kolaylaştığı tartışılmaz. Öyleki artık bir çok farklı kaynakta biriken Veri’den değil Büyük Veri’den bahsediyoruz. Endüstri 4.0, Nesnelerin İnterneti, Yapay Zeka vb. kavramların günlük konuşma dilimize yerleştiği bir dönemdeyiz. Fakat gerçek hayata baktığımızda bir çok işletmenin hala excel sayfalarında raporlama yapmaktan öteye geçemediğini görüyoruz. Bir çok işletmede her bölüm kendi raporlarını hazırlamakta ve amaç konsolide rapor oluşturmak olduğunda ise iş tamamen çıkmaza girmektedir. Çoğu işletme için, ilk 6 ayın verilerinin, ancak 9. ayda raporlanabildiği ve dolayısıyla değerlendirildiği herkes tarafından kolaylıkla kabul edilecek bir gerçektir.
Durum değerlendirmesinin ancak 3 ay sonra yapılabildiği bir şirket bilgiyle yönetilen bir şirket olabilir mi?
Büyük, orta ya da küçük ölçekte olsun, tüm şirketlere baktığımızda genelde raporlamanın en temel aracının hala binlerce satır ve sayfadan oluşan Excel’ler olduğunu görüyoruz. Şirket içinde ya raporlama birimleri ya da raporlamadan sorumlu belirli kişiler mevcut ve yönetim raporları inceleyebilmek için bu birimlerden ya da kişilerden çıkacak raporları beklemek durumundadır.
Yöneticilerin güncel verilere belirli kişilere bağımlı kalmaksızın ulaşmak durumunda olduğu bir işletmede, hem kayıtların anlık olarak işlenmemesi hem de çalışanların denetlendiklerinin bilincinde olmaması beklenemez. Tam tersine satış raporlarının satış bölümü tarafından hazırlandığı bir işletmede, azalan satış trendi ya da yakalanamayan satış hedefleri geç kalmadan farkedilebilir mi? Finansal verilerin zamanında sisteme girilmediği durumda finansal bir darboğaz öngörülebilir mi?
Bilgiyle yönetilen bir şirket olmak için ne yapılmalı?
"Bilginin yönetimsel karar alma sürecinde kullanışlı olabilmesi için, doğru bilginin (çok fazla değil çok az da değil) doğru zamanda ve alınacak karara katkı sunması için doğru formatta sunulması gerekir.”[2]
Öncelikle yöneticilerin hangi temel göstergelere bakarak karar aldığı dikkatle incelenmelidir. Eğer henüz bu temel göstergeler net olarak tanımlanmamışsa, tüm birimlerin katılımıyla şirketin temel göstergeleri belirlenmelidir. Bu aşamanın ardından yöneticilerin ihtiyaç duyduğu bilgiler netleşmiş olacaktır. Burada dikkat edilmesi gereken nokta, bilgi kirliliğine izin vermemektir. Sayısız rapor yapmak başarı değildir, anlamlı ve özet bilgi içeren, yöneticiler tarafından kolaylıkla yorumlanabilen raporlar tasarlanmalıdır.
Gereksinim duyulan bilgilerin, hangi veri kaynaklarından, hangi sıklıkla alınabildiği incelemenin ikinci aşamasını oluşturmaktadır. Günlük finansal verilerin yorumlamasına ihtiyaç duyulan bir ortamda, verilerin gecikmeli olarak sisteme girilmesi gibi bir durum varsa, öncelikle bu sorunlar tespit edilip, nasıl aşılacağı netleştirilmelidir. Gerekirse organizasyon yapısında değişikliğe yol açacak kararlar alınabilmelidir.
Diğer bir önemli sorun da verilerin aktığı fakat bir veritabanında konsolide edilmediği durumların var olup olmadığını tespit etmektir. Örnek olarak, perakende sektörüne dağıtım yapan ve haftalık satış verilerinin düzenli olarak aktığı bir şirket düşünelim. Bu veriler eğer teknik yetersizlikten dolayı bir veritabanında konsolide edilemiyorsa, sağlıklı bir tablo yapısı ile depolanamıyorsa, sonrasında bu verileri de işlemek, anlamlı bir bilgi çıkarmak oldukça yavaş ve zahmetli bir süreç olacaktır.
En önemli noktalardan biri de var olan ERP ya da farklı uygulamalarda veri girişlerinde standartlaştırmaya gidilip gidilmemesi gerekliğinin tespit edilmesidir. Belki ortaya çıkan ihtiyaçlar aynı zamanda ERP’de geliştirmeye gidilmesini, daha fazla verinin kayıt altına alınması ihtiyacını doğurabilir. Bu durumda kilit konulardan birisi de şirketin kullandığı ERP’nin ne kadar geliştirmeye açık ve esnek olduğunda yatmaktadır.
Sonuç olarak:
Kısaca özetlemeye çalıştığımız yukarıdaki maddelerden de anlaşılacağı üzere iş zekası projesi aynı zamanda bir kurumsal dönüşüm projesinin ilk adımı olarak algılanmalı ve yürütülmelidir. İş zekası kendi başına tek bir yazılımın kullanılmaya başlanması ya da bir sistemin uygulamaya alınması değildir. Tüm bunların ötesinde işletmede dönüşüm yaratacak ve etkileri çok daha uzun vadede hissedilecek bir süreçtir. Buradan ortaya çıkacak ihtiyaçlar hem bilgi işlem, hem de organizasyonel yapıda dönüşüm yaratacaktır.
Şirin Gürkan Aral
