Yeni Başlamak İsteyenler İçin ERP

ERP (Kurumsal Kaynak Planlama), ilk kez duyulduğunda birçok yönetici için endişe veren bir kavram olabilir. Kimilerine göre "Kurumsal Kaynak Planlama," kimilerine göre "Entegre Yönetim Sistemi," ama aslında bizim tanımımıza göre "Bilgi Akış Sistemi" olarak da adlandırılır.

Basit bir ifadeyle, ERP, doğru veriyi doğru zamanda ve gereken ayrıntıda, ne fazla ne eksik olarak sunabilen sistemlerdir.

 

ERP'nin işletmelere sağladığı bazı temel faydalar şunlar olabilir:

1.İş Süreçlerinin Entegrasyonu: ERP, işletmenin farklı departmanları arasındaki iletişimi ve işbirliğini artırır. Bu sayede veri tutarsızlıkları azalır ve iş süreçleri daha verimli hale gelir.

2.Veri Merkezli Kararlar: ERP, gerçek zamanlı verilere erişim sağlar, bu da yöneticilerin daha bilinçli ve hızlı kararlar almasına yardımcı olur.

3.Mali Kontrol: Finansal işlemleri izlemek ve muhasebe işlemlerini otomatikleştirmek için ERP kullanmak, mali kontrolleri güçlendirir ve maliyetleri azaltır.

4.Stok Yönetimi: Stok yönetimi, talep tahmini ve tedarik zinciri yönetimi gibi işlemleri kolaylaştırır. Bu, stok maliyetlerini azaltabilir.

5.Müşteri Hizmetleri İyileştirmesi: Müşteri bilgilerine kolay erişim ve müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) entegrasyonu, müşteri hizmetleri kalitesini artırabilir.

 

Daha ayrıntılı bir açıklamayla, ERP, iş süreçlerinin analiz edilerek, kağıt, e-posta ve excel gibi geleneksel yöntemlerle yürütülen işlemlerin tek bir entegre sistem üzerinde birleştirildiği bir yaklaşımı temsil eder. Bu yaklaşım, işletmelere istedikleri verilere, her bir çalışanın yetki düzeyine göre, hızla erişme fırsatı sunar. Şirketin tüm süreçlerini gözden geçirmesine, gereksiz işleri ortadan kaldırmasına ve daha basit ve yönetilebilir bir yapı kurmasına yardımcı olur. Bu, aynı zamanda şirketin kendini yeniden tanıma sürecini ifade eder.

 

Bu konuyla ilgili olarak kendinize sormanız gereken ilk soru şu olmalıdır:

"Şirketimiz için gerçekten bir ERP sistemine ihtiyaç var mı?"

Karar vermede zorlanıyorsanız, daha somut bir soru sorabiliriz:

"Her an değişen bir dünyada rekabetçi olmak ve şirketinizle ilgili hızlı kararlar almak için gerekli  raporlara anında erişebiliyor musunuz?"

Eğer cevabınız hayırsa, ERP'ye geçme vakti gelmiş demektir. Unutmayın ki ERP ihtiyacı, şirketinizin büyüklüğü, çalışan sayısı veya cirosu ile ilgili değildir. Temel mesele, şirketin nasıl yönetileceğiyle ilgilidir.

 

Şimdi ikinci soruya geçebiliriz:

"Ne yapmalıyım?"

 

Karar verme sürecinde dikkate almanız gereken birçok faktör vardır. ERP seçimine hazırlanırken dikkat etmeniz gereken önemli unsurlar şunlardır:

    1.Karar Vericilerin Desteği: En önemli faktörlerden biridir, çünkü karar vericilerin desteği olmadan ERP uygulamaları, ne kadar uğraş verilirse verilsin, istenilen noktaya gelmeyebilir. Bu desteği sağlamanın en etkili yolu, karar vericilerin bu projeye zaman ayırmalarını sağlamaktır. Ancak unutulmamalıdır ki karar vericiler, projenin yürütülmesini sağlayanlar ve kritik kararları alanlardır. Karar vericilerin vakitsizliği, projenin zaman çizelgesine zarar vermemelidir. Karar vericiler, projeye olan inançlarını proje ekibine göstermeli ve proje ekibinin kararlarına her zaman destek olmalıdır.

     2.Bütçe: ERP bir masraf değil, bir yatırımdır. Dolayısıyla, projenin başarılı bir şekilde yürütülebilmesi için uygun bir bütçe oluşturulmalıdır. Bütçenizi hazırlarken, insan kaynakları yatırımından donanım altyapısı yatırımına, projenin maliyetlerinden geçiş sonrası destek hizmetlerinin maliyetine, lojistik giderlerden mesailere kadar her şeyi düşünmelisiniz. Ayrıca, öngörülmeyen giderler için %10'luk bir pay ayırmak, ileride karşılaşabileceğiniz beklenmeyen maliyetler için önemlidir. Bütçeyi oluşturmadan bu yola çıkmamak önemlidir. Unutmayın, bu yatırımı sadece kısa vadeli değil, en az 10 yıllık bir perspektifle düşünmelisiniz.

     3. Proje Ekibi Oluşturulması: Bütçeyi oluşturduktan sonra, projeyi yürütecek ekibi oluşturmak ilk adımlardan biridir. Genellikle yanlış bir inanış olsa da, yazılım seçimini proje ekibi yapar. Proje ekibi, incelenen ERP sistemlerini değerlendirir ve karar vericilere, nedenlerini açıklayarak sunar.

Karar, doğal olarak karar vericiler tarafından verilir. Proje ekibinde şu özelliklere sahip kişiler bulunmalıdır:

• Şirketi iyi tanıyan ve uzmanlığa sahip kişiler,

• Sorumluluk taşıyabilecek yetenekte kişiler,

• Ekip çalışmasına yatkın ve yapıcı kişiler,

• En az %50'lik bir zaman dilimini projeye ayırabilen kişiler.

Amaç, kadronun sayısını artırmak değil, kaliteyi sağlamaktır. Ekip içindeki en yetkili kişi, projenin yöneticisi olarak atanmalıdır. Proje ekibiniz sadece bir kişiden oluşsa bile, bu kurallara uymak önemlidir.

Unutmayın ki bu proje, ERP şirketinin değil, sizin projenizdir ve önce siz gereken özeni göstermelisiniz.

4. Kullanılacak ERP'nin Seçimi: Seçeneklerin çokluğu karşısında doğru bir seçim yapmak zor olabilir. Ancak karar aşamasında dikkate almanız gereken bazı önemli noktalar şunlar olmalıdır:

 

• Devamlılık: İncelenen yazılımın güçlü referansları var mı? Kaç farklı firmada kullanılıyor ve bu firmalar ne kadar süredir bu yazılımı kullanıyorlar? Uzun vadeli kullanım geçmişi, yazılımın güvenilirliği ve istikrarı hakkında önemli bilgiler sunabilir.
• Özelleştirilebilirlik ve Parametrik Altyapı: Seçtiğiniz ERP'nin iş süreçlerinize uyum sağlayabilme yeteneği önemlidir. İşletmeniz büyüdükçe veya değiştikçe, ERP sistemi de bu değişikliklere adapte olabilmelidir. Bu, referansların farklı sektörlerden gelmesi, yazılımın özelleştirilebilir ve parametrik bir yapıya sahip olduğunu gösterir.
• Geliştirilebilirlik: ERP sisteminde mevcut olmayan özel modüllerin, merkeze ihtiyaç duyulmadan kolayca geliştirilebilmesi önemlidir. Özellikle iş süreçlerinizdeki özelleştirilmiş gereksinimlere uyum sağlamak için sistemi genişletebilme yeteneği, uzun vadede büyük bir avantaj sağlayabilir.
• Veri Bütünlüğünün Korunması: ERP'nin temel gereksinimlerinden biri, veri bütünlüğünün korunmasıdır. Bu, aynı verinin farklı kullanıcılar tarafından birden fazla kez farklı modüllere girilmemesi anlamına gelir. Sistem, veri entegrasyonunu sağlamak ve çakışmaları önlemek için tasarlanmalıdır.
• Güçlü ve Bilinen Bir Veritabanı: Seçilen ERP'nin güçlü bir veritabanına sahip olması önemlidir. Verilerin güvenliği, bütünlüğü ve yedeklenmesi için sağlam bir veritabanı altyapısı gereklidir.
• Esnek Raporlama Altyapısı: İşletme ihtiyaçlarınıza uygun raporlar oluşturabilme yeteneği, iş kararlarınızı desteklemek için hayati öneme sahiptir. Esnek bir raporlama altyapısı, verileri anlamlı ve özelleştirilmiş raporlar haline getirme esnekliği sunar.
• Mobil veya Web Uygulamalarıyla Haberleşebilme Yeteneği: İş süreçlerine ve kullanıcılara erişim sağlayabilen mobil veya web tabanlı uygulamaların kullanılabilir olması, çalışanların her yerden verilere ulaşabilmesini kolaylaştırır.

 

Bu faktörler, ERP seçimini etkileyen en önemli kriterlerden bazılarıdır. Hangi ERP çözümünün işletmeniz için en uygun olduğuna karar verirken, bu faktörleri göz önünde bulundurmak, başarılı bir ERP uygulamasının anahtarlarından biridir.

 

Danışman Firma Seçimi:  20 yıllık ERP danışmanlığı tecrübemle şunu net olarak söyleyebilirim ki çalışacağınız danışman firma seçimi karar vericilerin desteğinden sonraki en önemli ikinci parametredir.

 

Bir çok firmada şu konuşmaya şahit oldum : X danışman firma ile çalışırken ERP geçişini yapamadık, Y danışman firma ile çalışmaya başladıktan sonra ERP süreçlerimizi sağlıklı bir şekilde tamamlayabildik.

 

Hayatta şu tip kıyaslamalara hep şahit oluruz : Aynı malzeme ile bir şef yemekte harikalar yaratırken bir başka şef berbat bir yemek yapabilir.

 

Bizim çok kullandığımız bir kavram vardır : “ERP projeleri bir evlilik gibidir. Bu yüzden danışman firma seçiminde eş seçer gibi titiz davranmanız lazım.” Burada yapmanız gereken ilk iş sözleşme sırasında projeyi kimlerin yapacağını netleştirmek. Uzun mesailer geçireceğiniz ekibin kalitesi ve güler yüzlü olması çok önemli. Ekibin kalitesinin yanında genç ve dinamik bir ekip olması da önemlidir. Proje yöneticisinin ise tecrübesi önemli.

 

Karar sürecinde yukarıda belirtilen faktörleri göz önünde bulundurarak adım atmanız, başarılı bir ERP uygulamasına giden yolda önemli bir adım olacaktır. Unutmayın, doğru zamanda doğru kararlar vermek, şirketinizin geleceği için kritik bir öneme sahiptir.

 

Güncelleme Tarihi: 12/10/2023

Proje Müdürü

erkan.ahtagil@prodasoft.com